Документальное оформление операций в торговле

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

БабочкаСлово «документ» происходит от латинского documentum — доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство. Записи в счетах бухгалтерского учета основываются исключительно на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением права совершения или действительного совершения хозяйственной операции.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация — это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Все хозяйственные операции по движению запасов (поступление, перемещение, расходование) в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон «О бухучете») должны оформляться первичными учетными документами. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Документальное оформление поступления, хранения и реализации товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.96 г. № 1-794/32-5.

Основанием для отражения операций в торговле являются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. Следует отметить, что во всех формах требуется наличие кода предприятия по ОКПО и кода вида деятельности по ОКВЭД. Эти коды указаны в информационном письме органа статистики, в котором зарегистрирована организация. Показатель «Код операции» заполняется организациями, у которых имеется справочник таких самостоятельно разработанных кодов. Он используется, как правило, при автоматизированной системе обработки бухгалтерских документов. В графе «Код товара» организации проставляют код, присвоенный товару в складском учете. Эти коды организация также разрабатывает самостоятельно.

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Законом «О бухгалтерском учете». Следует также отметить, что унифицированные формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендательный характер. В зависимости от характера операции, технологии обработки учетной информации и прочих причин в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк, вкладных листов и т.п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. При этом не следует забывать, что удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается. Перечень общих унифицированных форм для учета торговых операций представлен (здесь).

Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается.

В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру надо аккуратно зачеркнуть и над зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Рядом с исправлением надо написать «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т.п.

На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Товары, поступающие в предприятия торговли, должны иметь сопроводительные документы, предусмотренные условиями поставки товаров, а также правилами перевозок грузов. К сопроводительным документам относятся: накладная (форма ТОРГ-12); товарно-транспортная накладная(форма № 1-Т); перевозочные документы на железнодорожном транспорте; перевозочные документы на воздушном транспорте, оформление которых регулируется Воздушным кодексом РФ; перевозочные документы на речном и морском транспорте, оформление которых регулируется Правилом перевозок грузов и буксировки плотов и судов речным транспортом и Кодексом торгового мореплавания РФ; счет-фактура; сертификаты качества; лицензии; товарные знаки.

Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (Закон «О бухгалтерском учете»).

Уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904). Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним — 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры. Эти и другие сроки хранения документов установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.

Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет 4 года (ст. 23 НК РФ).

Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации.

P.S. В постовом актуальным вопросом является печать плакатов. Иногда требуется напечатать фотографию или картинку больших размеров. Для этого нужно обратиться в типографию, где делают полиграфию современного качества с помощью офсетной и цифровой печати

Предыдущие статьи из рубрики «Бухгалтерский учет и налогообложение в торговле»:

Добавила: Инна Косякова | Дата: 26 апреля 2009
Рубрика: Бухгалтерский учет и налогообложение в торговле
Теги: документация, товар

Комментирование закрыто.