Что такое документация

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

В бухгалтерском учете самое главное — правильно оформить документ, как тот, который составляем мы для себя или для наших партнеров, так и проверить правильность составления документа, который пришел к вам на предприятие.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке. Один из ее этапов — запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе.

Бухгалтерская документация

Документ — письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу, это основа информационной системы предприятия.

Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом.

Документы составляются либо во время совершения операции, что встречается достаточно редко, ибо одновременно выдавать товар и выписывать накладную одному человеку просто невозможно; либо непосредственно после совершения операции, а в некоторых случаях, если это возможно, лучше до совершения операции.

Большая часть документов имеют установленную форму или составляются на бланках унифицированного образца. По каждому направлению в учете Госкомстат принял альбомы унифицированных форм первичной и отчетной документации. В отдельных случаях бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Любой документ будет иметь юридическую силу лишь при правильном и достоверном внесении в него соответствующих реквизитов.

Реквизит — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа, несущая самостоятельную содержательную нагрузку.

Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе должны быть подтверждены приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером и не расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

Денежные документы, иные приходные и расходные документы для предупреждения повторного использования подлежат гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Запрещается документы заполнять простым карандашом. Бланки строгой отчетности должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

При обнаружении ошибок, искажающих содержание хозяйственной операции, исправления может вносить только исполнитель, оформивший данный документ, по согласованию с другими лицами, заверявшими документ, и повторно заверить подписями этих же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Процесс движения документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Организация документооборота лежит на главном бухгалтере, в функции которого входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Чем жестче и рациональнее будет организован документооборот на предприятии, тем легче работать бухгалтеру и объективнее итоговая информация, с наименьшим количеством ошибок.

Технология формирования документооборота начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п.

Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. Например, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бухгалтер расписывается в их приеме в кассовой книге.

По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 1 5 августа 1 988 г. в редакции Государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службой России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет, лицевые счета работников по начислению заработной платы хранятся 75 лет.

Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеют право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Добавила: Инна Косякова | Дата: 27 июня 2011
Рубрика: Полезное для начинающего бухгалтера
Теги: документация, отчетность, учет

Комментирование закрыто.