Как организовать кассовую работу. Часть 2

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

Приходный кассовый ордер

кассовая службаПриходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заверяют печатью и передают человеку, сдавшему деньги в кассу.

Графу «Кредит» (столбец «Код структурного подразделения») заполняют обособленные подразделения фирмы. В этой графе указывают код, присвоенный подразделению головной организацией.

Графу «Код целевого назначения» заполняют, если в кассу поступили средства целевого финансирования и у организации есть собственные кодировки.

В строке «Основание» указывают содержание операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: «выручка от продаж», «заем» и т.д.).

По строке «В том числе» указывают сумму НДС, уплаченную покупателем (заказчиком) в составе наличной выручки. Если проданная продукция НДС не облагается, то в этой строке пишут: «Без налога (НДС)».

По строке «Приложение» указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: «по договору от 10.05.2007 N 23/4», «по счету-фактуре от 29.11.2007 N 345»).

Если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличные деньги в кассу, вашу организацию оштрафуют.

Размер штрафа — от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение руководителя организации могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Обратите внимание: принимать наличные деньги (или оплату по платежным картам) за товары (работы, услуги) нужно с применением контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ).

На выручку, полученную от населения, обычно составляют один приходный кассовый ордер в конце рабочего дня. Наличные деньги, поступившие от организаций и предпринимателей, можно приходовать в течение дня отдельными ордерами.

Поступившие в кассу деньги отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 51 (52)

поступили в кассу наличные деньги с расчетного (валютного) счета;

Дебет 50 Кредит 62 (76)

поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков);

Дебет 50 Кредит 66 (67)

поступили наличные деньги, полученные по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Дебет 50 Кредит 71

возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет;

Дебет 50 Кредит 98-2

оприходованы наличные деньги, полученные безвозмездно.

Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации — пять лет.

Расходный кассовый ордер

Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы. Выдавая наличные деньги, помните, что расчеты наличными деньгами между организациями ограничены — не более 100000 рублей по одному договору.

Если вы нарушите установленный лимит, то вас могут оштрафовать.

Обратите внимание: данное ограничение распространяется на отношения между организациями, предпринимателями, организациями и предпринимателями.

Размер штрафа — от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).

За это же нарушение руководителя организации могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример

ЗАО «Ромашка» решило приобрести у ООО «Василек» материалы за наличные деньги на общую сумму 145 000 руб., в том числе:

  • костюмную ткань стоимостью 100 000 руб.;
  • подкладочную ткань стоимостью 45 000 руб.

Вместо одного договора «Ромашка» и «Василек» заключили два:

  • на поставку костюмной ткани
  • на поставку подкладочной ткани

За приобретенную ткань «Ромашка» единовременно выплатил «Васильку» наличными 145 000 руб.

Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен. В основании приходного кассового ордера необходимо указать реквизиты обоих договоров.

Графу «Дебет» (столбец «Код структурного подразделения») заполняют обособленные подразделения фирмы.

Графу «Код целевого назначения», как правило, заполняют, если у организации есть самостоятельно разработанные кодировки.

В строке «Основание» указывают содержание операции, в результате которой деньги были выданы из кассы (например: «под отчет», «в оплату товаров» и т.д.).

В строке «Приложение» указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы (например: «по договору от 10.05.2007 N 34/8», «по счету-фактуре от 29.11.2007 N 150», «по служебной записке от 15.12.2007»).

Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Однако если на прилагающихся к нему документах (например, на заявлении о выплате материальной помощи) стоит подпись руководителя, то расходный ордер он может уже не подписывать.

На основании расходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

Дебет 51 Кредит 50

внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет;

Дебет 71 Кредит 50

выданы из кассы наличные деньги под отчет;

Дебет 60 (76) Кредит 50

погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком);

Дебет 66 (67) Кредит 50

выданы наличные деньги по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

Дебет 70 Кредит 50

выплачена из кассы заработная плата работникам;

Дебет 75 Кредит 50

выплачены из кассы дивиденды акционерам (участникам), которые не являются работниками фирмы;

Дебет 76-4 Кредит 50

выплачены из кассы депонированные суммы.

Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и хранят в архиве в течение пяти лет.

Кассовая книга

В кассовой книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы.

На последнем листе книги указывают их общее количество. Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью фирмы.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.

В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег. Например, если в кассу поступила оплата от покупателя, здесь записывают «62», если деньги в качестве возврата краткосрочного займа — «66» и т. д.

В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному ПКО.

В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.

Графу «Остаток на конец дня» заполняют так:

Остаток денег на конец дня = Остаток денег на начало дня + Приход денег в течение дня – Расход денег в течение дня

В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а второй (отрывной) лист, заполненный под копирку, отрезают.

Документы, по которым получены (выданы) деньги (приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

Бухгалтеры некоторых организаций, нарушая установленный порядок, отражают операции в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за какой-либо период времени, например, указывая на листе кассовой книги: «Касса за 1-10 марта 2010 года». Однако в этом случае очень сложно определить, соблюдается ли установленный банком лимит остатка кассы.

Пример

Лимит остатка кассы для ЗАО «Ромашка» — 1000 руб. Остаток наличных денег в кассе на 1 августа 2003 года составил 200 руб. За период с 1 по 10 марта 2010 года по кассе были следующие операции:

1 марта — поступила наличная выручка — 3000 руб.;

5 марта — получены наличные деньги из банка на хоз. расходы — 2000 руб.;

10 марта — выданы наличные под отчет — 4800 руб.

Остаток денег в кассе на 10 марта—400 руб.

Заполнив кассовую книгу сразу за период с 1 по 10 марта, бухгалтер считает, что не допускает ошибки. Однако если бы он заполнял книгу за каждый день, в котором осуществлялись операции, то выявил бы, что остаток составил:

на 1 марта—3200 руб. (превышение лимита — 2200 руб.);

на 5 марта—5200 руб. (превышение лимита — 4200 руб.).

Если это выявят во время проверки, штрафа не избежать.

Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение пяти лет.

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Комментирование закрыто.