Как принимать дела в бухгалтерии.

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

Если бухгалтер приходит на работу во вновь создавшеюся организацию, все операции, начиная с самой первой, происходят у него на глазах. Он знает, где искать документы, как они оформлены, и кто за них отвечает.

Совершенно иначе обстоят дела, если бухгалтер приходит в организацию, в которой до него учет велся кем-то другим. Может получиться так, что предыдущий бухгалтер уволился. В любом случае новый бухгалтер должен принять дела у предыдущего. Если таковой отсутствует, то дела принимаются у директора, ведь он отвечает за организацию учета.

Необходимо четко представлять себе, какие именно документы передают Вам при приеме на работу. Очень трудно доказать потом, сто именно этой справки не было.

Итак, Вы пришли в организацию, в которой учет до Вас велся предыдущим бухгалтером. Перво-наперво, перед принятием дел стоит ознакомиться с состоянием компьютерной базы данных для того, чтобы сразу понять, какая часть информации введена в компьютер, а какую предстоит вводить вновь. Обязательно поинтересуйтесь, насколько доступен для общения предыдущий бухгалтер и можно ли связаться с ним.

Может получиться так, что состояние дел в бухгалтерии катастрофическое: половины документов нет, вторая половина свалена как попало в коробку из-под монитора, компьютерная база данных уничтожена или ее никогда не было, а директор уверяет, что все в порядке.

А как быть с тем, если бухгалтерский учет старый бухгалтер вел кое-как. И как следствие новому бухгалтеру придется заниматься его восстановлением. У предыдущего бухгалтера баланс был явно взят с потолка. В большинстве случаев новый бухгалтер некоторое время занимается расчисткой завалов, а руководство уверено, что так и должно быть. Ничего подобного! Восстановление учета – это очень дорогая услуга! За это берется не всякий аудитор и за очень приличные деньги!

Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа. Однако такой вариант приемлем не для всех организаций, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому.

Все обещание руководителя впоследствии за разгребание этих завалов дать премию воспринимайте с известной долей скептицизма. Но если Вы хотите узнать, насколько это обещание выполнимо, предложите заключить сначала не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера, где предметом договора будет именно восстановление учета. То есть Вы, сначала восстанавливаете учет за сумму, которую считаете для себя приемлемой, а потом будите работать в «реанимированной» фирме уже за оклад.

Но имейте в виду, что такая позиция большинством руководителей отвергается. Поэтому сто раз подумайте, стоит ли Вам писать заявление о приеме на работу. Но если Вы решились на это, что бы впоследствии не расстраиваться, воспринимайте восстановление учета как свою благотворительную деятельность. Тем более, в этом есть и практический смысл. Вы приобретаете такой опыт, что после восстановления учета в этой организации можете, смело смотреть в глаза любому работодателю: теперь Вам уже ничего не страшно. Тем более приятно будет, если Вас отблагодарят за этот поистине титанический труд.

Но перейдем к самой сути вопроса. Новый бухгалтер приступает к работе в организации, у которой уже есть своя история учета и отчетности. Первое, что нужно сделать это ознакомиться со спецификой деятельности и учета в организации. И второе, как следствие, принять дела у увольняющегося бухгалтера. А также оценить представленную в налоговую инспекцию отчетность и регистры учета, выявить допущенные ошибки, внести исправления.

Самый оптимальный вариант для передачи дел — это аудиторская проверка в организации перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового.

Но вернемся к передаче дел одного бухгалтера другому. Порядок передачи законодательно не определен. Как правило, составляется специальный акт, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.

Это акт приема-передачи, где указывается, какие документы переданы, за какой период и в каком состоянии. Указывается количество папок, количество документов, учетных регистров, состояние компьютерной базы данных.

Отсюда возникает первый вопрос: какие документы нужно принимать? Очевидно, те, за которые отвечает главный бухгалтер. Но все-таки хочется конкретного списка.

Поскольку, как уже говорилось выше, никакого нормативного документа о передаче дел в бухгалтерии не существует, единственное, чем придется руководствоваться новому бухгалтеру это законом «О бухгалтерском учете». В нем сказано, что главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.  На основании этого можно сделать представление о том, что именно нужно принять.

Понятно, что ведением налогового учета и сдачей налоговой отчетности должен заниматься также главный бухгалтер.

Конечно, если организация небольшая и создана сравнительно недавно, бывший главный бухгалтер может передать новому все документы, перечислив их в акте. Передавать все документы придется и в том случае, когда в фирме только один бухгалтер — главный. Если фирма крупная и в ее штате помимо главного числятся другие бухгалтеры, передаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха.

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы. Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее, новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Возникает следующий вопрос, который основывается на составлении этого самого акта, а именно за какой период передаются документы?

И опять обратимся к закону, который гласит, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. А значит, за этот период их и нужно передавать.

Но обратите внимание на то, что если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года, так как налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года.

Обратите внимание на то, что в  начале приема и сдачи дел проверяется состояние кассы. Стоит удостовериться в том, обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, проверить состояние записей в кассовой книге, состояние по другим ценностям, хранящимся в кассе, и соответствие их бухгалтерским записям, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков. В этом случае акт кроме Вас и старого бухгалтера обязательно должен подписать и кассир.

Далее необходимо проверить состояние денежного учета, учета расчетных операций, расчетных статей баланса (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие нереальной для взыскания задолженности, с указанием виновных в этом лиц, наличие актов сверки взаимных расчетов, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм), а также составление отчетности (соблюдение отчетной дисциплины, качество представляемой отчетности).

Кроме того, в акте отражаются:

  • состояние организации учета в бухгалтерской службе (штат, его укомплектованность, распределение обязанностей, должностные инструкции, наличие инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности, обеспеченность бухгалтерскими книгами, бланками учета и отчетности), формирование учетной системы;
  • состояние первичной документации учета, бухгалтерской отчетности;
  • мероприятия, необходимые для организации учета и финансового контроля;
  • правильность оформления и хранения документов, состояние архива.

Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, можно перечислить каждый из них, если много — целесообразно указать папки документов, например «Налоговая отчетность за 2009 год». Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов.

Акт подписывают прежний и новый бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.

Кроме того, рекомендуется провести инвентаризацию материальных ценностей, а так же получить от предыдущего бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие финансовые годы. Как известно, такую инвентаризацию организация обязана проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данные актов инвентаризации подтверждают показатели годовой бухгалтерской отчетности. Отсутствие таких актов не позволяет сделать вывод о достоверности финансовой отчетности.

А как же проводится инвентаризация?

Прежде всего, издается приказ о ее проведении, назначается инвентаризационная комиссия, ее председатель и т. д. В процессе инвентаризации сверяются наличные денежные средства, имеющиеся в кассе организации, с данными бухгалтерского учета и кассовой книги. Результаты оформляются в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15. Поскольку меняются материально ответственные лица, акт составляется в трех экземплярах. Первый передается прежнему главному бухгалтеру, второй — новому, а третий остается в бухгалтерии организации.

Не забудьте про сверку расчетов с налоговыми органами! Приемка документов, касающихся налоговых расчетов с бюджетом, является одним из важнейших этапов передачи дел.

Новому вновь пришедшему бухгалтеру можно порекомендовать следующее. Помимо проверки учета в собственной организации нужно провести сверку платежей с налоговой инспекцией. Дело в том, что, если бывший бухгалтер этого не делал, может оказаться, что какие-то платежи по налогам или взносам были перечислены не на тот КБК и т. д. Из-за этого организации начисляются пени за уже вроде бы уплаченный налог. Потребуйте у прежнего бухгалтера акт сверки с налоговыми органами по всем основным налогам и получите объяснения (желательно письменные) по выявленным расхождениям, но и разобраться во взаимоотношениях организации с налоговой инспекцией. Лучше всего получить от предшественника акты документальных налоговых проверок, решения налоговых органов о случаях привлечения к налоговой и административной ответственности организации и ее должностных лиц, переписку по различным вопросам, архив судебных споров, если таковые случались, и другие важные документы.

Допустим, проверив первичные документы, Вы обнаружили, что не хватает счетов-фактур и (или) актов от поставщиков товаров (работ, услуг). В такой ситуации нужно запросить у увольняющегося главного бухгалтера доказательства правоспособности контрагентов (хотя бы наиболее значимых для организации). А на будущее можно посоветовать включать в договоры с поставщиками требование представлять справку об отсутствии задолженности по уплате налогов перед бюджетом».

Новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать в акте имеющиеся недочеты и несоответствия, а также недостающие документы. Иначе впоследствии доказать, что, например, документ утерян при работе бывшего главного бухгалтера, будет сложно.

Но бывают случаи, когда прежний главбух уже уволился, а новый еще не вышел на работу. Возникает вопрос: как в этом случае оформить передачу дел?

В таком случае, дела у прежнего бухгалтера принимает либо работник, назначенный руководителем, либо сам руководитель.

Но здесь есть свои минусы. Поскольку документы принимают незаинтересованные работники, отсутствие каких-либо документов они могут и не заметить. Соответственно в акте приемки-передачи это отражено не будет.

В подобной ситуации новому главбуху лучше составить акт приема документов в одностороннем порядке. Порядок составления тот же, что и при передаче документов от бывшего главного бухгалтера новому. Разница лишь в том, что у нового главбуха есть время, и он может более тщательно все проверить и отразить свои замечания в акте. Акт должен быть подписан новым главным бухгалтером и завизирован руководителем.

Итак, новый главный бухгалтер проверил все, что необходимо, и выявил ошибки, допущенные в период, когда работал прежний главбух. Возникает следующий вопрос: стоит ли их исправлять?

Ответ: выявленную ошибку исправлять нужно обязательно. Если ошибка допущена в расчете налогов, нужно внести изменения в налоговые регистры, пересчитать налог, при необходимости доплатить (как налог, так и пени) и сдать уточненные декларации. Ошибки в бухгалтерском учете также должны быть исправлены. И конечно, разумеется, обо всех ошибках, допущенных бывшим бухгалтером, необходимо доложить руководителю организации.

А какие ошибки следует исправлять незамедлительно, а с какими можно подождать?

Это зависит от характера ошибок. Например, ошибку в расчете налога, налоговый период по которому не закончен (и декларация за налоговый период не сдана), лучше исправить немедленно.

Ошибку в бухгалтерском учете тоже лучше исправить сразу, так как она может привести к искажению показателей в отчетности. К тому же исправление ошибок в бухгалтерском учете занимает не так много времени, как в налоговом.

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Добавила: Инна Косякова | Дата: 22 января 2010
Рубрика: Полезное для начинающего бухгалтера
Теги: документация, законодательство, передача дел

Комментарии (2 комментария)

  1. Роман Сергеев @ 25 марта 2010 в 0:31

    Как можно посмотреть этот акт (форму, даже если она произвольная!!!)? На учебе до сих пор у Вас!

    Роман.

  2. Инна Косякова @ 27 марта 2010 в 15:57

    Роман, посмотрите здесь примерную форму «Акт приема-передачи дел»

    profmeter.com.ua/communic...ourse2/lesson74/