Как заполнить первичную документацию

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

БабочкаДокументация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

В том случае, если первичные учетные документы оформлены надлежащим образом, то факт совершения хозяйственных операций может быть подвергнут сомнению. Поэтому в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а так же свидетельские показания.

Первичные данные о фактах хозяйственной деятельности включают в себя признаки и показатели, которые обозначаются общим понятием — реквизиты. К числу обязательных реквизитов первичных документов согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование (код) документа и его номер; дата составления документа; название организации, от имени которой составлен документ; единица измерения хозяйственной операции; содержание хозяйственной операции; подписи лиц (с указанием их должности и расшифровкой фамилии), ответственных за совершенную хозяйственную операцию. Отсутствие в первичном учетном документа какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, так как такой документ не является надлежащим образом оформленным.

Документы следует выписывать на бланках типовых форм с указанием всех реквизитов; если же отдельные реквизиты не задействованы в конкретной хозяйственной операции, то полученное свободное место этого реквизита должно прочеркиваться, а не оставаться пустым. Типовые формы разрабатывает комитет по статистике по согласованию с Министерством финансов РФ. Первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме типовых (унифицированных) форм первичной учетной документации. Форма некоторых первичных документов, форма которых не содержится в альбоме типовых форм первичной учетной документации, утверждается организацией. В таком случае эта форма должна содержать обязательные реквизиты для придания ей юридической силы.

Комитет по статистике предоставил право организациям вносить при необходимости (в зависимости от характера операций, требований нормативный актов и технологии обработки учетной информации) в первичные документы дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес организации, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

При этом все реквизиты утвержденных комитетом по статистике унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и срок с учетом значности показателей, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Бланки форм первичной документации, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленным министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Однако формы кассовых и банковских документов считаются обязательными и должны применяться всеми хозяйствующими субъектами без изменений. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения хозяйственных операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются соответствующими нормативными актами.

Так, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или быть выписаны на машине (пишущей или вычислительной), подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются. При обнаружении ошибок в банковских и кассовых документах их следует переписывать заново, так как исправления или подчистки в денежных первичных документах запрещены.

Наименования документов могут быть разные, но она должны указывать на характер отражаемых в них фактах, что облегчает работу с документами. Дата в документах имеет важное контрольное и информационное значение, так как хозяйственные факты могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения повторного использования одного и того же документа на них ставятся штампы гашения.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Запись в документах делают чернилами или шариковой ручкой от руки или с помощью электронной компьютерной техники или других средств механизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Подтверждение личности каждого лица, ответственного за поведение и регистрацию хозяйственной операции, обеспечивается его собственноручной подписью в бухгалтерском документе. Этим устанавливается персональная ответственность за достоверность сведений, указанных в документе, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также подтверждение правомочности ее осуществления. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В условиях компьютерной обработки данных бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях информации, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подлинность соответствующего лица.

Сокращения, которые могут быть использованы в первичных учетных документах, должны быть общепринятыми или не допускающими двоякого толкования. Применение сокращения зависит от конкретных условий. Для юридически оправданного применения в первичных документах организации каких-либо сокращений необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации перечень таких сокращений.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

При проверке первичных документов по форме выявляется, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка первичных документов позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Проверка первичных документов по содержанию выявляет законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции, а так же логическую увязку отдельных показателей. При такой проверке также проверяется, была ли на самом деле выполнена эта операция и соответствует ли выполнение этой операции указанному объему.

Не допускается оформление операций, противоречащих действующему законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр.

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Добавила: Инна Косякова | Дата: 13 апреля 2009
Рубрика: Полезное для начинающего бухгалтера
Теги: документация, отчетность

Комментирование закрыто.