Кто такие подотчетные лица и как вести с ними расчеты

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

подотчетные лицаПочему сотрудников организации, которые получили денежные средства от предприятия на хозяйственные, административные и иные расходы, называют подотчетными лицами?

Да по той простой причине, что они должны предоставить в бухгалтерию письменный отчет о использовании полученных средств в качестве авансов, либо вернуть неиспользованную сумму в кассу.

Когда работник получает деньги на закупку канцтоваров, ему поручают заплатить другому предприятию за услуги наличными, он направляется в командировку — во всех этих случаях он является подотчетным лицом. Основанием для проведения учетных операций и признания лица подотчетным являются формы № Т-9, N3 Т-10, N3 Т-10а и форма № АО-1, предназначенная для отражения целевого использования предоставленных ранее в виде аванса денежных средств.

Подотчетными лицами могут быть только сотрудники организации, постороннее лицо подотчетным быть не может.

В принципе это могут быть любые работники предприятия, но обычно круг таких лиц ограничен, ведь у предприятия нет необходимости выделять каждому сотруднику денежные средства. Сотрудник не имеет права передавать выданные ему деньги другому лицу. Если сотруднику выдаются денежные средства, ему должно быть указано, на какие нужды они выданы и на какой срок. В течение трех дней по истечении этого срока подотчетное лицо должно отчитаться за расход и вернуть остаток средств. Если такой срок не указан, то считается, что он равен 3 дням со дня выдачи денег, а для командированных работников — 3 дням со дня возвращения из командировки. Если сотрудник ездил в зарубежную командировку, то срок отчета составляет 10 дней с момента возвращения из командировки.

Существует жесткое правило, установленное «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. N9 40): пока подотчетное лицо не отчитается за ранее выданные денежные средства, новые авансы ему выдавать нельзя.

Обычно рекомендуется приказом руководителя утверждать перечень подотчетных лиц с указанием того, когда и какие суммы им выдаются и когда подотчетные лица должны отчитаться за эти деньги.

Денежные средства под отчет выдаются тому, кому это необходимо, и на тот срок, на какой это целесообразно. Нет никаких законодательных ограничений по поводу того, на какой срок и какие суммы можно выдать. Тем не менее, здесь главным критерием должны быть здравый смысл и производственная необходимость. Можно выдать сотруднику 60 000 руб. для приобретения компьютеров, можно выдать ту же сумму работнику, если он едет в командировку на край земли для заключения выгодного контракта на реализацию вашей продукции, но если предприятие выдает 60 000 руб. сроком на полгода для приобретения канцтоваров, которых полно во всех местных магазинах, это наводит на размышления. При проверке налоговые инспекторы, скорее всего, догадаются, что предприятие просто дало эту сумму работнику взаймы, и предприятие будет признано виновным в снижении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

При отражении расчетов с подотчетными лицами первой операцией должна быть выдача денег, а второй — отчет за них, и никоим образом не наоборот.

Часто организации для упрощения работы делают такую серьезную ошибку, когда сначала сотрудник что-то покупает: канцтовары или справочную литературу по бухгалтерскому учету, отчитывается о том, что он купил, а затем организация оплачивает ему эту покупку. Такие суммы не являются подотчетными, а сам сотрудник в эту минуту не является подотчетным лицом. Если организация ничего не поручала и денег не выдала, то получается, что работник тратит свои собственные денежные средства, что-то на них покупает, а потом предприятие приобретает у своего сотрудника какие-то материальные ценности. Но такая сделка — это не отчет о расходовании подотчетных сумм (их не было), а покупка у физического лица принадлежащего ему имущества.

Выдача наличных денег под отчет обычно производится из кассы предприятия. Для этого у бухгалтерии должны быть основания. Таким основанием может явиться приказ руководителя о выдаче денежных средств конкретному сотруднику регулярно или на разовую выдачу денег. Кроме того, это может быть его резолюция («оплатить», «выдать») на каком-либо документе (служебная записка, счет и т. д.). Резолюцию может поставить не только руководитель, но и другое лицо (заместитель руководителя, главный инженер, руководитель филиала и т. д.). Другие лица могут отдавать распоряжение о выдаче подотчетных сумм только в том случае, если они на это уполномочены приказом руководителя.

В учетной политике и в графике документооборота следует сразу четко определить перечень документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм. Основным документом при ведении операций с подотчетными суммами является авансовый отчет (№ АО-1). Кроме того, используется такой документ, как доверенность.

Доверенность — документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ.

Если предприятие выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру, что позволит предъявить НДС к зачету. Если сотрудник доверенности не имеет, для других предприятий он — частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, — это кассовый и товарный чеки. В любом случае эти расходы могут быть приняты предприятием, но бухгалтерские проводки немного различаются. Эти различия будут показаны в таблице бухгалтерских проводок (табл. 4.3.14).

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свое предприятие в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения.

В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей применяют форму доверенности № М-2 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

После выполнения поручения предприятия или возвращения из командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером. Очень часто именно поэтому предприятие ограничивает круг подотчетных лиц. Ведь не каждый человек может сразу грамотно заполнить авансовый отчет, и тогда бухгалтеру приходится объяснять очередному новичку, как это делается. Если же подотчетные лица постоянно имеют дело с заполнением этих документов, они уже хорошо знают порядок заполнения. Хотя сегодня авансовый отчет, как и большинство унифицированных форм бухгалтерского учета заполняют с использованием программных продуктов, таких как «1 С». Естественно здесь заполняется форма авансового отчета специалистом на компьютере, а подотчетное лицо только расписывается, уведомляя тем самым, что документ составлен верно.

Журнал регистрации операций по расчетам с подотчетными лицами

№ п/п Первичные документы Содержание операции Корреспонденция счетов
Дт Кт

1.

РКО, служебная записка или приказ

Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на хозяйственные нужды

71

50

2.

РКО, служебная записка, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение

Выдана из кассы сумма подотчетному лицу на командировочные расходы

71

50

3.

Авансовый отчет

Погашена задолженность подотчетного лица перед организацией по поручению работодателя

60

71

4.

Авансовый отчет, товарные чеки

Приобретены подотчетным лицом материально-производственные запасы

10

71

5.

Авансовый отчет, акт, подтверждающий выполнение работ, оказание услуг

Списаны затраты, произведенные подотчетным лицом (в части выполненных работ, оказанных услуг):

— на расходы основного производства;

— на общехозяйственные расходы;

— на расходы, связанные с реализацией

 

 

 

 

20

 

26

 

44

 

 

 

 

71

 

71

 

71

6.

Авансовый отчет, билеты, счет отеля

Списаны командировочные расходы:

— на расходы основного производства;

— на общехозяйственные расходы;

— на расходы, связанные с реализацией

 

20

 

26

 

44

 

71

 

71

 

71

7.

ПКО, авансовый отчет (если часть денег была израсходована)

Возвращена в кассу подотчетным лицом неизрасходованная подотчетная сумма

50

71

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете. Бухгалтер принимает отчет и документы, отрывает от отчета по линии отреза расписку, заполняет ее и отдает подотчетному лицу. Эта расписка служит оправданием для сотрудника, что все документы сданы им бухгалтеру. Теперь за утерю чеков, накладных и т. д. отвечает бухгалтер. Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Без этого бухгалтер не может принимать его к учету. После того как директор подписывает авансовый отчет, сотрудник считается отчитавшимся перед предприятием за сумму, утвержденную в отчете. Если он еще что-нибудь должен предприятию, он возвращает эту сумму в кассу, реже — на расчетный счет. Если предприятие должно сотруднику, то ему выдается эта сумма (обычно из кассы).

Что делать, если ваш сотрудник по каким-либо причинам или просто по безответственности не отчитывается и не возвращает подотчетные денежные средства?

В Трудовом кодексе предусмотрено, что удержания из заработной платы работника производятся для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника этой суммы не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, а лучше, если он подтвердит это письменно. В любом случае общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50%. Но кроме претензий предприятия к сотруднику, у него могут быть и другие обязательства по выплатам, и соответственно новые претензии смогут занять только какую-то часть зарплаты работника. Если же работник возражает против суммы или срока возврата, или имеет другие претензии к предприятию, отношения придется выяснять в суде.

Предприятие может принять решение простить долг сотруднику, это право работодателя. Тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода следует удержать налог на доходы физических лиц и соответствующие социальные взносы.

В любом случае, независимо, от того, принято ли решение удерживать суммы, идти в суд или простить долг, должен быть издан приказ руководителя. Бухгалтер не имеет права предпринимать каких-либо действий без этого приказа.

Если работник направляется в командировку, то издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку. Командированный — это лицо, связанное с предприятием трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, предприятие должно определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника. Предприятие может приобрести билеты и оплатить гостиницу по безналичному расчету, но может выдать денежные средства командированному сотруднику, и он будет оплачивать все сам.

Варианты учета командировочных расходов сотрудников

Предприятие отправляет сотрудника в командировку, возможны< два варианта оплаты транспортных услуг — 11 800 руб. и гостиницы — за 5 дней по 590 руб., в том числе НДС.
Вариант 1 Вариант 2

Предприятие приобретает билеты стоимостью 11 800 руб., в том числе 1800 руб. НДС: Предприятие оплачивает билеты: Дт 6О Кт 51  11800 руб. Билеты поступают в организацию: Дт 50-З Кт 60  10 000 руб. Дт 19 Кт 60  1800 руб.

Если сотрудник за все рассчитывается сам, то предприятие выдает ему денежные средства из кассы, тем самым выполняя свои обязанности по обеспечению его проживания и проезда и избегая лишних хлопот и проводок в учете: Дт 71 Кт 50 15 650 руб. Сумма складывается следующим образом: Проезд — 11 800 руб. Проживание — 2950 руб. Суточные расходы — 900 рублей. Чаще всего, предприятие не утруждает себя столь точными расчетами при выдаче командировочных, а выдает немного больше, на всякий случай. В нашем случае — 16 000 руб. После возвращения из командировки остаток средств необходимо вернуть

 

Предприятие передает билеты командированному: Дт 71 Кт 50-3 10 000 руб.

Оплачивает проживание в гостинице — 2950 руб, в том числе НДС -450 руб. Дт 60 Кт 51  2950 руб.

Предприятие оплачивает суточные расходы командируемого, 5 дней командировки и 4 дня пути -100 руб. х 9 дней = 900 руб. Дт 71 Кт 50

Что касается НДС при учете командировочных расходов, то здесь действует исключение относительно счетов-фактур: НДС, уплаченный за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает.

Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные. Это сумма, установленная администрацией предприятия и представляющая собой, если так можно выразиться, «деньги на карманные расходы)) командированного лица.

В соответствии с п. 1 2 ст. 264 НК РФ норматив суточных расходов для целей налогового учета отменен, и, таким образом размер суточных определяется приказом руководителя. Если руководство предприятия установило размер суточных 1000 руб. в сутки, и работник, например, направляется в командировку на 9 дней, то ему полагается выдать 9000 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днем и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство.

Отбывая в командировку, сотрудник должен поставить печать своей организации с указанием даты выбытия в командировочном удостоверении. Прибыв на место, он должен поставить печать организации, в которую направлен, опять-таки с датой, но уже прибытия. Отбывая из командировки, он опять-таки должен поставить печать организации, в которую был направлен, а по прибытии в родное предприятие — печать своего предприятия. И опять не следует забывать о дате! Получается, что в командировочном удостоверении работника должны быть как минимум 4 печати: две свои и две чужие. А если работник имеет своей целью посещение не одного пункта, то и больше. Без этих печатей командировка считается не состоявшейся.

Возвратившись из командировки, сотрудник представляет руководству отчет о выполнении командировочного задания, а также сдает в бухгалтерию авансовый отчет, прилагая к нему все оправдательные документы. Стоимость проезда и проживания при расчете налогов законодательно не ограничивается. Но здесь действуют законы здравого смысла: если предприятие торгует банными вениками, то ему будет очень трудно объяснить налоговым инспекторам, почему его директор регулярно выезжает в командировки в европейские столицы на многочисленные семинары и при этом проживает в лучших апартаментах пятизвездочных отелей.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это счет, который может иметь плавающий остаток. Если предприятие выдало сотруднику суммы под отчет — остаток на счете активный (дебетовый) если сотрудник перерасходовал суммы, и принято решение их возместить, то остаток по счету будет пассивный (кредитовый).

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Добавила: Инна Косякова | Дата: 5 августа 2011
Рубрика: Полезное для начинающего бухгалтера
Теги: денежные средства, отчетность

Комментирование закрыто.