Оформление и отражение в учете ГСМ

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

горюче-смазочные материалы

ГСМ — горюче-смазочные материалы.

Как же их оформлять и учитывать в бухгалтерии?

Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на ГСМ и топливо относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В Письме от 10 июня 2011 года № 03-03-06/4/67 Минфин разъяснил, что организация может учитывать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов также в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ в составе материальных расходов.

Какие документы нужно оформить в бухгалтерии для подтверждения норм расхода ГСМ?

В организации в обязательном порядке создается соответствующий приказ, а так же данные нормы необходимо указать в учетной политике. Кроме того, требуется доказать сам расход на бумажном носителе, сделать это можно на основании путевого листа.

Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 установлено несколько форм путевых листов в зависимости от вида автомобиля. НО, в соответствии с новым законом «О бухгалтерском учете» организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. В этой связи подтвердить расход горюче-смазочных материалов можно либо с помощью путевого листа, либо на основании иного первичного документа, разработанного организацией самостоятельно и содержащего все необходимые реквизиты.

Но бывает так (причем довольно  часто), что данные путевых листов не совпадают с показателями спидометра или же с количеством бензина в баке. За такими неточностями и расхождениями нужно следить. При этом организация может подстраховаться и подготовить оправдательные документы, объясняющие этот факт. Например, можно своевременно оформить приказ о работе в выходной и праздничный день и выписать путевой лист, подготовить документ на встречу контрагентов и смету на представительские расходы, обосновав использование автомобиля необходимостью проведения переговоров.

Затраты на ГСМ организация учитывает в составе материальных расходов на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ, либо в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Порядок учета топлива для целей налогообложения будет зависеть от производственного назначения автомобиля и порядка его использования в организации. Например, транспортное средство может эксплуатироваться для доставки материалов и товаров заказчику, в этом случае расходы учитываются в составе материальных расходов. Если же машина перевозит руководство или бухгалтера в банк и обратно, или в налоговую и органы власти, то в этом случае траты на бензин будут отражаться в составе прочих расходов. Эти особенности имеет смысл закрепить в учетной политике. При этом списание потраченного топлива и ГСМ производится на основании путевых листов и актов.

В бухгалтерском учете расходы на приобретение топлива и горюче-смазочных материалов будут отражаться в зависимости от того, каким образом они приобретаются. Если фирма выдает деньги сотруднику, который самостоятельно производит покупку, то в бухгалтерском учете будут сделаны следующие операции:

10 000 — выданы денежные средства через кассу подотчетнику. При этом средства выдаем на основании авансового отчета. Если же денежные средства выдаются через расчетный счет, то операции отражаются через расчетный счет.

9 200 — принято топливо к учету

1 656 — отражен НДС (18%)

1 656 — НДС принят к вычету

Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо». Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Добавила: Инна Косякова | Дата: 6 августа 2013
Рубрика: Полезное для начинающего бухгалтера
Теги: ГСМ, учет

Комментирование закрыто.